Situazione Coronavirus (Covid-19)

Azioni di contrasto

MONITORAGGIO DELLA SITUAZIONE  

Per controllare la situazione ed essere in grado di agire tempestivamente, abbiamo attivato un sistema di monitoraggio giornaliero dei seguenti elementi: 

• Revenue cancellato 
• Revenue prodotto 
• On the book 
• Analisi provenienze 

DISPONIBILITA’ DELLE TARIFFE  

• Per chi ha inserito date di Blocco denominate Black Out Date, ovvero quelle dove l’hotel non è in vendita, anche se le date vi potrebbero sembrare di forte domanda il nostro consiglio è quello di sbloccarle, e visto che lo possiamo fare solo noi, chiamate il vostro Revenue di riferimento così da aprire il più possibile le vendite. 
• Consigliamo altresì di togliere limitazioni di minimi soggiorni o soft close, così come se volete spostare tariffe dai livelli B o C a livello A.  

TRATTAMENTO DELLE CANCELLAZIONI 

Per gli hotel che hanno la 2 ways e ricevono le cancellazioni di tariffe prepagate e decidono di rimborsare il cliente, devono cancellare queste prenotazioni dal PMS e non riceveranno nessun addebito delle Reservation Fee. 

Per chi non ha la 2 ways, per queste due settimane, potrà chiamare l’Help Desk o scrivere una mail con la prenotazione e terremo traccia per non addebitare la % di fee. 

QUOTE BW   

Per le quote che normalmente avremmo fatturato a fine febbraio si è deciso di alleggerirvi i mesi a seguire con un importo che sarà il 50% in meno rispetto alla normale rata che avreste avuto. Vediamo poi nel corso dei mesi di capire che altre misure saremo in grado di attuare a beneficio dei soci. 

MARKETING E PROMOZIONI  

Siamo al lavoro con l’attivazione di diverse attività a sostegno del business, alcune con avvio immediato per limitare le cancellazioni, altre per favorire i soggiorni futuri: 

Limitazioni delle cancellazioni:  

• VIA CRO Nel tentativo di evitare cancellazioni emotive per date lontane, il CRO offrirà ai clienti che chiamano per cancellare tariffe flessibili 1000 punti BWR, l’albergo accrediterà questi punti solo al momento del soggiorno, se quest’ultimo andrà a buon fine. Riceverete dettagli a seguire. 

• CON L’HOTEL se ricevete cancellazioni per date oltre queste due settimane, il nostro consiglio è di rassicurare il cliente cercando di convincerlo ad aspettare a cancellare, ovviamente in base alla sua volontà, ma tentar non nuoce.  

Vi suggeriamo, per le prenotazioni prepagate per cui il cliente vi richiede il rimborso, di proporre al cliente di utilizzare quel credito per un soggiorno futuro nel vostro hotel.

Se il cliente accetta di effettuare un soggiorno presso di voi bene, se invece ha problemi con la località potere offrire una Travel Card di pari valore che potrà spendere in un qualsiasi hotel Best Western. 

Questa opzione lo tiene comunque nel network e vi da uno strumento che un hotel individuale non può offrire. Se avete necessità di emettere una Travel Card ovviamente il nostro Help Desk vi potrà aiutare. 

Alla stessa stregua laddove possibile, vi suggeriamo di provare a “tenere” il meeting spostandolo a date successive, anche in questi casi possiamo emettere un buono/voucher se il cliente non vuole più la vostra località, provando a farlo restare nel nostro network. 

Invieremo a tutti gli hotel “messaggi tipo” che invitino:  

• I clienti che vogliano cancellare tariffe flessibili a tenere vive le prenotazioni, fin più sotto data 
• I clienti che vogliano cancellare tariffe non cancellabili a convertire il valore in un buono da spendersi in hotel – o nel network sottoforma di Travel Card. Riceverete dettagli a seguire. 
• I clienti meeting a tenere viva la prenotazione su altra data 

Incentivazione delle prenotazioni, puntando sulla flessibilità: 

Difficilmente oggi qualcuno prenoterà tariffe non cancellabili, pur economicamente interessanti. 

• Evidenzieremo pertanto in tutte le ns. campagne e sui nostri siti la flessibilità di cancellazione delle nostre proposte. 
• Stiamo preparando formati banner anche per i siti individuali. 
• Spingeremo periodi di soggiorno più lontani con maggiore spinta promozionale, evidenziando un messaggio rassicurante di flessibilità. Le promo Città d’Arte, Primavera, Pasqua, e Ponti, Anteprima Estate saranno oggetto della ns. comunicazione) 

Business Acquisition 

Appena i messaggi mediatici torneranno nei ranghi prevederemo ad attivare:  

• Flash Sales per recuperare parte dei booking perduti  
• Attraverso campagne dedicate BWR distribuiremo buoni Travel Card da spendere in hotel in un dato periodo. Riceverete dettagli a seguire. 
• Rimanderemo, monitorando giorno per giorno quello che accade, promozioni ad hoc previste per specifiche località oggi oggetto di misure speciali delle autorità. Gli alberghi interessati riceveranno dettagli a seguire. 

GESTIONE INTERNA DELLA STRUTTURA

Vi chiediamo di intensificare i protocolli di pulizia con maggior riguardo per: pulsantiere, interruttori e maniglie, magari facendo “vedere” queste operazioni ai clienti in casa, quindi il facchino che passa con l’alcool in reception o nelle aree comuni è il miglior modo di comunicare che una certa azione viene svolta. 

Se ancora non l’avete fatto installate nelle aree comuni i dispenser di gel disinfettante.

Controllate maggiormente il personale delle cooperative e consigliate a queste società la buona pratica della misurazione della temperatura del personale che si presenta a lavoro. 

Vi esortiamo a fare una riunione con il personale dando indicazioni che nessuno è tenuto a fare commenti/parlare nelle piazze pubbliche dei social, l’unico autorizzato deve essere il proprietario o persona designata da esso. Per chi avesse situazioni particolari l’invito è chiamarci per concordare insieme linee di comunicazioni che evitino problemi a voi e al brand.  

ORGANIZZAZIONE INTERNA DELLA SEDE

Fino al 16 marzo, verranno sospesi i Controlli Qualità e i training in qualsiasi città. Per i Controlli Qualità, in base alla deroga che riusciremo ad avere da BWH Group, alla ripresa faremo più attenzione all’ottimizzazione delle trasferte per minimizzare i costi.

Sono invece confermati i webinar già programmati, quindi se avete personale “scarico” incentivatelo a partecipare alla formazione.  

Le trasferte commerciali saranno effettuate in base alla volontà dei clienti, quindi se il cliente conferma la visita al nostro sales, questa chiaramente verrà fatta. 

AZIONI DI LOBBYING

Chi tra voi riveste cariche ufficiali in organizzazioni di categoria potrà evidenziare le conseguenze delle azioni messe in campo dalle autorità sulla percezione delle nostre destinazioni anche all’estero.